Ettevõtlusmaastikul tegutsedes on usaldus ja finantsiline korrektsus kõige alus, eriti kui tegemist on tehingutega, mis ületavad riigipiire või hõlmavad suuremaid summasid. Üks levinumaid ja kriitilisemaid samme, mida iga raamatupidaja, ettevõtja või finantsjuht peab tegema, on tehingupartneri käibemaksukohustuslase numbri (KMKR) kehtivuse kontrollimine. See pealtnäha lihtne protseduur võib päästa ettevõtte hilisematest maksuprobleemidest, trahvidest ja käibemaksupettustest. Olukorras, kus arvele märgitakse vale või kehtetu number, võib Maksu- ja Tolliamet keelduda sisendkäibemaksu mahaarvamisest või nõuda müügitehingult käibemaksu tasumist, mida ettevõtja pidas ekslikult 0%-lise määraga maksustatavaks. Järgnevas põhjalikus juhendis vaatame detailselt, kuidas kontrollida nii Eesti kui ka Euroopa Liidu ettevõtete KMKR numbreid ja mida teha probleemide korral.
Mis on KMKR number ja kuidas see erineb registrikoodist?
Enne kontrollimise tehniliste nüansside juurde asumist on oluline mõista terminoloogiat. Eestis on igal ettevõttel äriregistri kood (registrikood), mis on unikaalne identifikaator. Kuid mitte iga ettevõte ei ole käibemaksukohustuslane. KMKR number (inglise keeles VAT number) väljastatakse ettevõttele alles siis, kui ta registreerib end Maksu- ja Tolliametis käibemaksukohustuslaseks – olgu see siis kohustuslik (kui käive ületab piirmäära) või vabatahtlik.
Eesti KMKR number koosneb maakoodist “EE”, millele järgneb 9 numbrit. Oluline on tähele panna, et see number ei kattu tavaliselt ettevõtte registrikoodiga, kuigi mõnes teises riigis (näiteks Lätis või Leedus) võib käibemaksunumber koosneda maakoodist ja registrikoodist. KMKR numbri olemasolu annab tehingupartnerile märku, et ettevõte on osa käibemaksusüsteemist, mis omakorda võimaldab teatud tingimustel rakendada pöördmaksustamist või 0% käibemaksumäära.
Eesti ettevõtte KMKR numbri kontrollimine
Kui teie tehingupartner on Eesti ettevõte, on tema tausta ja käibemaksukohustuslase staatuse kontrollimine väga lihtne ja kiire. Eestis on andmed avalikud ja reaalajas kättesaadavad. Peamised kanalid kontrolliks on järgmised:
- e-Äriregister: See on kõige kindlam allikas. Sisestades ettevõtte nime või registrikoodi, näete koheselt ettevõtte üldandmeid. “Maksuandmete” või “Üldandmete” sektsioonis on kirjas, kas ettevõte on käibemaksukohustuslane ning mis ajast alates staatus kehtib.
- Maksu- ja Tolliameti (EMTA) koduleht: EMTA pakub eraldi päringut “Käibemaksukohustuslase numbri kontroll”, kus saab sisestada konkreetse KMKR numbri ja kontrollida selle kehtivust konkreetsel kuupäeval.
- Krediidiinfo ja taustauuringu portaalid: Teenused nagu Inforegister või Creditinfo kuvavad samuti seda infot, kuid tasub jälgida, kas andmed on reaalajas uuendatud.
Kohalike tehingute puhul on kontrollimine oluline sisendkäibemaksu mahaarvamise õiguse tagamiseks. Kui müüja ei ole tegelikult käibemaksukohustuslane, kuid lisab arvele käibemaksu, ei ole ostjal õigust seda riigilt tagasi küsida.
Euroopa Liidu ettevõtete kontrollimine (VIES süsteem)
Rahvusvahelise äri puhul muutub olukord keerulisemaks, kuid ühtlasi kriitilisemaks. Euroopa Liidu sisese kaubanduse puhul kehtib reegel, et kui mõlemad osapooled on käibemaksukohustuslased, saab kaupu ja teenuseid müüa 0% käibemaksuga (pöördmaksustamine ostja riigis). Selle eelduseks on ostja kehtiv KMKR number teises liikmesriigis.
Selleks on Euroopa Komisjon loonud süsteemi nimega VIES (VAT Information Exchange System). See on üleeuroopaline andmebaas, mis vahendab reaalajas infot liikmesriikide maksusüsteemidest.
Samm-sammuline juhend VIES päringu tegemiseks
- Minge Euroopa Komisjoni VIES-i veebilehele (otsige märksõna “VIES VAT number validation”).
- Valige rippmenüüst liikmesriik, kus teie äripartner asub.
- Sisestage partneri käibemaksukohustuslase number (ilma maakoodita, kuna selle valisite juba menüüst).
- Vajutage nupule “Kontrolli” (Verify).
Süsteem annab ühe kahest vastusest:
- Jah, kehtiv käibemaksukohustuslase number: See tähendab, et number on hetkel aktiivne. Enamikul juhtudel kuvatakse ka ettevõtte nimi ja aadress.
- Ei, kehtetu käibemaksukohustuslase number: See tähendab, et number ei eksisteeri, on kustutatud või ei ole veel andmebaasi jõudnud.
Oluline märkus: VIES süsteemist saadud positiivse vastuse korral on äärmiselt soovitatav salvestada päringu tulemus (näiteks ekraanipilt või PDF-väljavõte), kus on näha “Konsultatsiooni number”. See on teie tõestusmaterjal Maksu- ja Tolliametile, et olete tehingu tegemise hetkel kontrolli teostanud.
Miks on kehtivuse kontrollimine kriitilise tähtsusega?
Paljud ettevõtjad suhtuvad kontrolli kui tüütusse formaalsusesse, kuid tegelikkuses on see finantsilise turvalisuse küsimus. Siin on peamised riskid, mida kontrollimine maandab:
1. Käibemaksupettused ja karussell-skeemid
Käibemaksupettused on Euroopas suur probleem. Kui teete tehingu “varifirmaga”, mille KMKR number on varastatud või kehtetu, võite sattuda uurimise alla. Kui maksuhaldur leiab, et te ei rakendanud “hoolsuskohustust” (s.t ei kontrollinud partnerit), võite jääda vastutavaks tasumata maksude eest.
2. Õigus 0% maksumäärale
Kui müüte kaupa Soome ettevõttele ja rakendate 0% käibemaksu, peate olema kindel, et ostjal on kehtiv number. Kui hiljem selgub, et numbrit polnud, nõuab Eesti maksuamet käibemaksu (22%) teilt sisse. Kuna tehing on juba tehtud ja raha laekunud, tähendab see teile otsest 22% suurust kahju.
3. Sisendkäibemaksu mahaarvamine
Ostes kaupu või teenuseid, soovite sisendkäibemaksu riigilt tagasi küsida või tasaarveldada. See on lubatud vaid siis, kui arve väljastaja on reaalselt käibemaksukohustuslane. Kehtetu numbriga arve alusel sisendkäibemaksu mahaarvamine on seaduserikkumine.
Mida teha, kui KMKR number ei ole kehtiv?
Kui kontrolli tulemus näitab, et number on kehtetu, ärge sattuge paanikasse, vaid tegutsege metoodiliselt:
- Kontrollige sisestusvigu: Veenduge, et te pole numbrit valesti kirjutanud. Sagedased vead on tähtede “O” ja numbri “0” segamini ajamine või vale riigikoodi valimine.
- Küsige partnerilt selgitust: Võtke ühendust kliendiga ja paluge saata tõend nende registreeringu kohta (näiteks registreerimistunnistuse koopia). Võimalik, et ettevõte on alles registreerimisel ja andmebaasid pole uuenenud.
- Kontrollige nime ja aadressi vastavust: Mõnikord on number kehtiv, aga kuulub hoopis teisele ettevõttele. See on ohumärk identiteedivargusest.
- Rakendage tavalist käibemaksu: Kui number ei ole kehtiv ja partner ei suuda vastupidist tõestada, peate tehingut käsitlema kui müüki eraisikule või mitte-käibemaksukohustuslasele. See tähendab, et arvele tuleb lisada Eesti käibemaks ning 0% määra kasutada ei tohi.
Kontrolli automatiseerimine raamatupidamistarkvaras
Käsitsi kontrollimine on mõistlik üksikute tehingute puhul. Kui teil on sadu partnereid, muutub see ebaefektiivseks. Õnneks on tänapäevane raamatupidamistarkvara (nagu Merit Aktiva, Directo, Erply Books jt) sageli liidestatud VIES-i ja äriregistri andmebaasidega.
Need programmid suudavad tihti kliendikaardi loomisel automaatselt kontrollida numbri kehtivust. Samuti on olemas API-lahendused, mis võimaldavad e-poodidel kontrollida KMKR numbrit juba ostukorvis, enne kui klient tellimuse kinnitab. See välistab olukorra, kus e-poest ostetakse kaupa 0% käibemaksuga, kasutades kehtetut numbrit.
Korduma kippuvad küsimused (KKK)
Kas Suurbritannia (UK) ettevõtete numbreid saab kontrollida VIES kaudu?
Pärast Brexitit ei ole Suurbritannia enam osa EL-i VIES süsteemist (välja arvatud Põhja-Iirimaa tehingud, mis kasutavad koodi “XI”). Suurbritannia ettevõtete numbreid tuleb kontrollida Ühendkuningriigi enda maksuameti (HMRC) veebilehel.
Mida teha, kui VIES süsteem ei tööta?
VIES süsteem pärib andmeid liikmesriikide andmebaasidest reaalajas. Kui näiteks Prantsusmaa või Itaalia server on maas, ei saa päringut teostada. Sellisel juhul proovige hiljem uuesti. Ärge väljastage arvet 0% määraga enne, kui olete saanud kinnituse.
Kas KMKR number ja EORI number on samad?
Ei, need on erinevad asjad. KMKR number on seotud käibemaksuga EL-i siseselt. EORI number on vajalik tollitoiminguteks kaubavahetusel kolmandate riikidega (EL-i välised riigid). Küll aga põhineb EORI number Eestis sageli ettevõtte registrikoodil, sarnaselt KMKR numbrile.
Kui kaua võtab aega, et uus number andmebaasi jõuaks?
Eesti siseselt on info tavaliselt nähtav järgmisel päeval pärast registreerimist. VIES süsteemis võib andmete uuemine võtta aega paar päeva kuni nädal, sõltuvalt liikmesriikide andmevahetuse kiirusest.
Hoolsuskohustus ja regulaarne andmete uuendamine
Ettevõtluses ei piisa sellest, kui kontrollite partnerit vaid esimese tehingu ajal. Ettevõtete staatused muutuvad – firmad lähevad pankrotti, kustutatakse käibemaksuregistrist rikkumiste tõttu või lõpetavad tegevuse. Pikaajaliste koostööpartnerite puhul on soovitatav teostada rutiinset kontrolli vähemalt kord kvartalis või enne väga suurte tehingute sooritamist. See on osa professionaalsest hoolsuskohustusest, mis kaitseb teie ettevõtet ootamatute maksukohustuste eest. Pidage meeles, et maksuhalduri silmis on tõendamise koormus alati maksumaksjal, seega on korrektsed andmed ja säilitatud kontrolli logid teie parim kaitse.
